Valt de doktersassistent uit? 11 tips

 
Valt de doktersassistent uit? 11 tips
Net als alle sectoren kampt de huisartsenzorg met een hoog ziekteverzuim en een enorme krapte op de arbeidsmarkt. Het is voor ons echter niet mogelijk de zorg een tandje lager te zetten. Wat kun je doen bij een plotseling tekort aan assistenten? 11 tips voor tijdelijke oplossingen.

Als huisartsen zaten we de afgelopen twee jaar soms met onze handen in het haar: wat te doen als veel medewerkers tegelijk uitvallen? Ook nu hebben veel praktijken hiermee te maken en het ziet er helaas naar uit dat de krapte op de arbeidsmarkt nog wel even aanhoudt. Aan oplossingen voor de lange termijn wordt gewerkt, maar situaties van acute personeelskrapte vragen om een snellere oplossing. Daarom hebben we hieronder 11 tips voor tijdelijke oplossingen op een rij gezet. De tips zijn met name gericht op de uitval van assistenten, maar zijn soms ook bruikbaar als andere medewerkers uitvallen.

TIP 1: Overleg in hagro-verband over uitwisseling
De piek in de ene praktijk kan net op een ander moment vallen dan in de andere praktijk. Je kunt in hagro-verband bespreken hoe de leden denken over het tijdelijk ‘uitlenen’ van assistenten aan een collegapraktijk. Maak daarover al afspraken vóór de nood op z’n hoogst is. De uitwisseling kun je onderling factureren.
 
TIP 2: Overweeg de inzet van een student
Een geneeskundestudent die tussen twee coschappen in zit, een bijna of net afgestudeerde basisarts, een hbo-verpleegkundige die bezig is met de afronding van de scriptie: er zijn diverse studenten denkbaar die bij hoge nood tijdelijk kunnen bijspringen.

TIP 3: Bouw aan een pool met potentiële invalkrachten
Er zijn verschillende mogelijkheden. Denk aan kennismaken met een commerciële organisatie die tijdelijke invalkrachten kan leveren, samen met de zorggroep werken aan een gezamenlijke invalpool, of contacten met stagiairs warmhouden als de stageperiode van beide kanten goed is bevallen.

TIP 4: Gebruik een terugbelsysteem om drukte beter te spreiden
Bij een tijdelijk tekort aan assistenten die de telefoontjes beantwoorden, is het ook mogelijk om te kiezen voor een terugbelsysteem. De beller kan via het keuzemenu bijvoorbeeld kiezen voor het inspreken van de voicemail of het indienen van een terugbelverzoek.

TIP 5: Zet een assistent-op-afstand in
Diverse commerciële diensten bieden gediplomeerde assistenten-op-afstand aan. Het is wel belangrijk om vooraf een aantal onderwerpen te bespreken bij de inzet van zo’n commerciële dienst, zoals continuïteit, het bijwerken van dossiers, het medisch beroepsgeheim, aansprakelijkheid en onderling overleg.

TIP 6: Laat patiënten zelf een afspraak inplannen
Ook een optie is om patiënten via het patiëntportaal zelf een afspraak te laten inplannen.

TIP 7: Wijs je patiënten op thuisarts.nl en moetiknaardedokter.nl
Lang niet iedere patiënt weet van het bestaan van de website thuisarts.nl of de website en app moetiknaardedokter.nl. In tijden van drukte kun je je patiënten op je website of op het antwoordapparaat van je praktijk verwijzen naar deze sites.

TIP 8: Stel prioriteiten vast voor de assistentie-agenda
Bespreek tijdens ieder werkoverleg wat er de komende dagen of week speelt bij de assistenten en wat voorrang moet krijgen. Zorg er daarnaast voor dat iedereen weet waar alles te vinden is.

TIP 9: Vervul als huisarts een triagedienst
Als de werkdruk bij de assistenten tijdelijk heel hoog is, kun je er als huisarts voor kiezen om een paar uren of een dagdeel bij hen te gaan zitten om te triëren. Als je zelf een tijdje aan de telefoon zit, scheelt dat waarschijnlijk ook in het aantal patiënten dat die dag en de volgende dag naar de praktijk komt, doordat je een aantal consulten telefonisch afhandelt.

TIP 10: Kies voor beeldbellen
Videoconsulten zijn vaak efficiënt en kunnen een gedeeltelijke of tijdelijke oplossing zijn. Beeldbellen zorgt ervoor dat er minder aanloop is naar de praktijk, wat betekent dat assistenten meer tijd hebben voor andere taken.

TIP 11: Stel antwoorden op voor veelgestelde vragen
In bepaalde situaties kun je ongeveer voorspellen met welke vragen patiënten gaan bellen. Zie je een hausse aan specifieke vragen aankomen, stel dan met je team antwoorden en bijbehorende adviezen op. Dat zorgt ervoor dat assistenten de antwoorden meteen paraat hebben en ook steeds dezelfde antwoorden geven. Ook kun je de vragen met de antwoorden op je website publiceren en daarnaar verwijzen op het antwoordapparaat van je praktijk.

Bovengenoemde tips komen uit editie 5 van De Dokter (het ledenblad van de LHV). Een uitgebreidere omschrijving per tip lees je in het volledige artikel. Je kunt editie 5 van De Dokter hier ook in haar geheel downloaden.

Neneh Blömer, beleidsmedewerker